הרשאה לחיוב חשבון ("הוראת קבע") הינה שיטת תשלום בה המשלם מאשר למוטב (חברה, עמותה, עוסק מורשה) לחייב את חשבון הבנק שלו, בהתאם למוסכם ביניהם. שיטה זו מערבת שלושה גורמים: המוטב/מוסד, המשלם והבנק. הרשאה לחיוב מהווה פתרון נוח, יעיל וזול לגביית תשלומים מלקוחות/משלמים קבועים (גם אם סכום הגביה משתנה מעת לעת) ומאפשרת לתכנן תזרים כספי עתידי. המערכת מתממשקת למערכות ניהול אחרות (הנהלת חשבונות, ERP, CRM), מקטינה עלויות גביה וניהול ומייעלת איסוף תקבולים.
כיצד מוקמות הרשאות לחיוב חשבון?
הקמת הרשאה לחיוב חשבון הינה פעולה פשוטה אשר יכולה להתבצע בכמה דרכים:
א. המשלם יכול להקים הרשאה באתר הבנק שלו באינטרנט. עליו לקבל את קוד המוסד מהמוטב (מקבל התשלום), להכנס באתר הבנק לאפשרות "הקמת הרשאה לחיוב חשבון" ולהקיש את קוד המוסד. אישור על הקמה מתקבל מיד וניתן להדפיסו ולשלחו למוטב או להודיע לו על ההקמה בבנק, המהווה אישור להתחלת החיובים.
ב. חתימה על טופס בקשה להקמת הרשאה לחיוב חשבון והעברתו לסניף הבנק של המשלם או אל המוטב לצורך המשך הטיפול. כל שנשאר למוטב הוא רק להעביר ההרשאה לשקד מחשבים להמשך הטיפול. אין צורך להעביר המקור, ניתן לשלוח בפקס או בדוא"ל. הטפסים נבדקים בשקד תוך אימות פרטי הבנק והשלמת פרטים ומועברים לבנקים על ידי שליחים (במסירה ביד) בתוך יום עבודה אחד. ניתן להחתים גם בחתימה דיגיטלית בטלפון חכם ע"י שימוש באחת מהאפליקציות לחתימה דיגיטלית הקיימות ברשת.
שיטת תשלומים לניהול פיננסי נכון ויעיל
הרשאות לחיוב חשבון מאפשרת למוטב ביצוע חיובים קבועים או משתנים (על פי צריכת מוצרים ושירותים), הצמדה למדדים ולמטבעות שונים באופן אוטומטי ללא צורך בהתערבות ובעבודה משרדית. אינטגרציה בין מערכות הניהול מאפשרת הפקת חשבוניות מס וקבלות תוך כדי עדכון אוטומטי בהנהלת חשבונות. משלוח החשבוניות/קבלות בדוא"ל חוסכת עלות ביול ועושה את החיים קלים יותר ואת השירות "ירוק" יותר. דוחות וקבצים שמתקבלים במערכת מאפשרים למנהל קבלת תמונה בהירה, עדכנית ומדויקת של מצב ההתחייבויות של המשלמים. למוטב נפתחות אפשרויות ניהול ומעקב ממוחשב שלא היו לו קודם ואשר מאפשרות לו להגדיל את היקף הפעילות ללא תוספת עלויות. תוכנת ניהול התקבולים מציעה צפייה בפרטי המשלמים ובהיסטוריית התשלומים שלהם ובכך להעניק שירות טוב, יעיל ומהיר יותר ללקוחותיו.
